Mercer | Prestations annexes pour les collaborateurs

Prestations annexes

Prestations annexes pour les collaborateurs : importance croissante d’une coordination globale et d’un service local

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15.12.2015
Auteur: Lutz Krepper

Ces dernières années, le domaine de la santé et des prestations annexes (Employee Health and Benefits ; EH&B) a connu de profonds changements dans les entreprises opérant à l’international. Si auparavant la conception et la mise en œuvre des prestations annexes dépendaient d’unités locales chargées des ressources humaines et des prestations annexes, aujourd’hui elles sont de plus en plus de la compétence d’unités de services partagés (Shared Service) pilotées de manière centralisée ou du moins de services à la coordination centralisée qui sont responsables pour plusieurs pays en parallèle.

Ce qui prive les services locaux d’une certaine marge de manœuvre et réduit le contrôle des collaborateurs sur leurs propres prestations offre aux yeux de la direction de nombreux avantages, en la confrontant toutefois à des défis plus importants.

Compliance – Conserver le savoir-faire local
Les exigences toujours plus strictes qui s’imposent aux entreprises en matière de compliance nécessitent une compréhension toujours plus vaste et approfondie des prestations annexes existantes et de leurs bases légales. Leur prise en compte et leur analyse au niveau global ainsi que leur évaluation en fonction des normes juridiques et de leurs implications en termes de coûts placent les entreprises face à de grands défis. Les centres de services partagés qui sont compétents pour 10, 20 ou 30 pays sont souvent dans l’impossibilité de satisfaire à ces exigences tant les conditions cadre sont différentes sur le plan juridique et tant il est difficile d’arriver à se faire une idée générale de la conception des prestations annexes propre à chaque pays. C’est pourquoi, malgré la centralisation, il est absolument essentiel de conserver le savoir-faire local. Afin de pouvoir néanmoins réaliser des économies sur les coûts grâce à des services centralisés, les groupes multinationaux misent davantage sur une collaboration avec des partenaires externes.

Coordination – Réduire les interfaces
Parallèlement à la conception des prestations annexes et aux problématiques juridiques, l’aspect organisationnel joue également un grand rôle. Les prestations annexes entretiennent des liens étroits avec d’autres domaines comme le paiement des salaires et la comptabilité (controlling, établissement des comptes) et la coordination entre ces différents domaines est de plus en plus importante pour éviter tout surcroît de travail. Sur ce point, des experts externes peuvent apporter un soutien actif en proposant à la fois conseil, courtage, paiement des salaires et établissement des comptes. Moins il y a de tiers impliqués dans les processus, moins l’équipe de coordination centralisée de l’entreprise doit surveiller d’interfaces.

Coûts – Tirer parti de toutes les possibilités
Dans de nombreux secteurs, la pression sur les coûts est une question de tous les instants – pourtant, dans le même temps, le potentiel élevé de réduction des coûts qu’offre le domaine des prestations annexes reste inexploité. Au lieu de procéder à des réductions de prestations ou à des coupes, par exemple, dans les prestations de caisse de pension, une gestion habile des assurances existantes peut permettre de mettre au jour un potentiel d’économies considérable. Le choix d’un modèle de rémunération optimal peut également induire une baisse des coûts susceptible de permettre le maintien des prestations existantes ou la couverture d’autres coûts comme ceux du paiement des salaires ou des calculs IAS 19/ US-GAAP. En transférant les prestations de services centralisées à un centre de services partagés et les tâches administratives à un conseiller, on libère des ressources qui peuvent être utilisées pour des activités ayant une valeur intrinsèque.

Exemple de potentiel de réduction des coûts : appel d’offres sur le marché concernant un paquet d’assurances de personnes


Comme l’exemple le montre, les coûts ont pu être réduits de 30 % à prestations constantes. Des économies qui peuvent constituer un coup de pouce bienvenu dans le cadre d’un programme de réduction des coûts mais qui peuvent aussi être investies dans l’amélioration des prestations dans un autre domaine.

Allègement administratif – Qui est le plus efficace pour faire quoi
Les exigences liées au reporting interne global au sein de l’entreprise ne cessent de croître. Pour les unités locales, la mise à disposition d’informations détaillées concernant les prestations annexes, les autres prestations et les coûts mais aussi l’étendue des assurances existantes se transforment en tâches chronophages, dénuées de valeur. En ayant recours à un suivi local par des conseillers expérimentés, ces tâches peuvent être externalisées pratiquement entièrement, par exemple dans le cadre d’un mandat de courtier existant. Ainsi, alors que les employés d’un centre de services partagés réalisent par exemple trois mutations de personnel par mois au sein d’un contrat de caisse de pension suisse, en devant à chaque fois se remémorer de quels processus et systèmes il s’agit, cette tâche fait partie du travail quotidien des collaborateurs d’un courtier en assurances. La même tâche sera donc traitée beaucoup plus rapidement par le courtier.

Toutes les questions relatives au personnel international, aux expatriés, aux affectations internationales et aux prestations annexes peuvent également être réglées en détail de manière optimale.

Si vous avez des questions sur les thèmes « Employee Health and Benefits » et « Global Benefit Management », n’hésitez pas à venir vers nous, nous vous conseillerons avec plaisir.