Mercer | Payroll-Services in der Schweiz

Der Teufel steckt im Detail

Payroll-Services in der Schweiz

13.10.2016
Ein Interview mit Reto Ebnöther, Leiter Employee Health & Benefits bei Mercer in der Schweiz.

1.   Warum ist das Thema Payroll eine solche Herausforderung?


Ein funktionierendes Payroll-Management ist eminent wichtig, denn Fehler führen rasch zu Verunsicherung bei den Mitarbeitern. Multinationale Unternehmen wollen jedoch in aller Regel kein Know-how für länderspezifische Regelungen aufbauen, da dies mit viel Aufwand und Kosten verbunden ist. Daher wählen sie für ihre Payroll-Tätigkeiten meist einen Outsourcing-Partner, womit allerdings oftmals lokales Know-how verloren geht. Man ist auf Gedeih und Verderb auf die Expertise und die Qualität des Payroll Providers angewiesen. Dieser wiederum hat das Ziel, seine eigenen Kosten zu optimieren, um die Dienstleistung möglichst wirtschaftlich zu erbringen. Erfahrungsgemäss führt dies dazu, dass viele „normale“ Sachbearbeiter die Tätigkeit ausüben. „Echte“ Spezialisten mit langjähriger Erfahrung und umfassenden Fachkenntnissen sind kaum vorhanden. Der Teufel steckt zumindest in der Schweiz jedoch im Detail: Sozialversicherungsabzüge, verschiedene Lohngrenzen bei Arbeitslosenbeiträgen, die bei unterjährigem Ein- oder Austritt auch noch pro rata angepasst werden müssen, Lohnobergrenzen bei Krankentaggeld-, Unfall- und Unfallzusatzversicherungen, Quellensteuerabzüge und nicht zuletzt Abzüge für die Pensionskassenlösung, die in den meisten Fällen nicht in Prozenten des Salärs definiert sind – all dies macht das korrekte Payroll-Management zu einem undurchsichtigen Dschungel.  

2.   Mit einem Outsourcing-Partner sind die Unternehmen doch in guten Händen, oder?


Von den meisten Outsourcing-Dienstleistern werden zwar „intelligente“ Payroll-Systeme eingesetzt, welche die genannten Hindernisse überwinden sollen. Wer aber ist in der Lage, die Korrektheit zu prüfen? Was, wenn eine Lohngrenze falsch gesetzt ist? Wer versteht denn noch die ganzen Zusammenhänge von A bis Z? Hier beginnt die Krux des Payroll-Managements. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Lohnabzüge bei vielen Kunden schlichtweg nicht stimmen. Immer wieder gibt es Diskussionen, speziell rund um die korrekten Pensionskassenabzüge. An der Schnittstelle zwischen (Sozial)-Versicherung und Payroll Provider gehen Daten verloren, Anpassungen werden falsch umgesetzt oder man ist sich der Wichtigkeit einer Änderung ganz einfach nicht bewusst. Konsequenzen dieser Schnittstellenproblematik sind – nach oftmals langen Diskussionen mit allen Beteiligten – Korrekturen über Monate zurück, Mitarbeiter, die ihre eigene Lohnabrechnung nicht mehr verstehen und enorme Mehraufwände sowohl für das Unternehmen als auch den Payroll Provider. Und in der Regel stellt dieser die Korrekturen der eigenen Fehler auch noch zusätzlich in Rechnung. Sozusagen als Folgefehler ergeben sich falsche Lohnsummendeklarationen Ende Jahr gegenüber den Versicherungsgesellschaften für Krankentaggeld-, Unfall- und Unfallzusatzversicherung. Sind die Lohnsummen zu hoch deklariert, bezahlt der Kunde am Ende eine zu hohe Prämie. Denn weder der Versicherer noch ein allfällig zwischengeschalteter Broker können diese Daten prüfen, wenn sie keinen Zugang zu den individuellen Lohninformationen haben.

3.   Wie kann Payroll-Management reibungslos funktionieren?
 

Die Lösung liegt eigentlich auf der Hand: Die Schnittstellenproblematik muss gelöst werden. Und zwar am einfachsten, indem ein Payroll Provider gewählt wird, der umfassendes Vorsorgewissen aufweist. Versicherungsbroker beispielsweise, die gleichzeitig Payroll-Services anbieten, kennen die Systematik der Lohnabzüge quasi „systembedingt“: Immer wieder erklären sie den Arbeitnehmern, wie sich die Lohnabzüge zusammensetzen und wie diese definiert sind. Eine „One-Stop-Shop“-Lösung hat also den Vorteil, dass die Pensionskassenlohnabzüge direkt dort verarbeitet werden, wo sie auch erarbeitet werden. Das Hin- und Herschicken von Daten zwischen Broker, HR des Kunden und Payroll Provider entfällt. Daten gehen nicht verloren, allfällige Unstimmigkeiten werden direkt beim Broker gelöst. Lohnsummendeklarationen sind Ende Jahr im Nu erledigt, weil der Broker bereits alle Daten vorliegen hat. Die Synergieeffekte sind enorm. Der Kunde spart Zeit, Nerven und in aller Regel auch bares Geld, weil die Prozesse deutlich einfacher und damit unterm Strich günstiger sind.

Auch für die Mitarbeiter hat diese Lösung grosse Vorteile: Diese können sich mit ihren Fragen an eine Kontaktstelle wenden, egal ob es um Lohnabzüge oder Versicherungsleistungen geht. Die Fehleranfälligkeit wird deutlich reduziert, die Gefahr verunsicherter Mitarbeiter durch falsche Lohnabrechnungen sinkt. Arbeitet der Payroll Provider zudem mit einem „State-of-the-art“-System, lassen sich Informationen zu den versicherten Benefits (zum Beispiel ein Pensionskassenplan oder ein Merkblatt) bequem direkt vom Broker via Payroll-App aufs Smartphone des Mitarbeiters versenden. Zudem deckt ein breit aufgestellter Payroll Provider weitere interessante Services ab, welche klassischerweise Aufgabe der internen HR sind. Werden weitere Funktionen ausgelagert, steigen die Skaleneffekte und der Kunde erreicht eine maximale Entlastung der unternehmensinternen HR-Funktionen bei Vereinfachung der Prozesse und Steigerung der Zugänglichkeit von Daten.

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